我们能够快速便捷的传递信息，也由此很容易忽视发送有效电邮的注意事项。因为电子信息让我们能够迅速书写、快速发送和即时回执，我们也会经常忘记一些关键点。

    那么，有人可能会问，怎样才能恰当的书写电邮呢？首先，很多人容易忽视的关键是主题的正确书写（我自己都犯这个错误）。在主题栏，你可以填写大约25个字符的空格以吸引他人的注意。最好在关键的地方用大写表示，接着简短描述主要内容。例如，“明天的会议”与“待定：我们今天选择新生产线。”(Brogan, 2008)

    现在有了主题，将确保收件人重视此邮件。邮件的正文呢？首先你是回信还是写信？如果是回信，就得越快越好。即使你不能立刻答复发件人，你至少让他们知道你已收到并阅读了邮件。通常情况下，如果在邮件发出后的24小时内回复，发件人知道你已收到邮件，也很注意礼节，就会更耐心的等待答复。(Email etiquette, 2001-2008)

    如果是写信或需要回复，你应直击要点。商务人士一般很忙，通常只是粗略看一下邮件。考虑到这一点，不要使用修饰文段，重起段落时空两行，快速准确的传达要点。当然不要忘记首先恰当介绍你自己，注明写信目的，了解写信对象。记住这可能是你传达信息的唯一机会，所以要清晰明确；通过拼写检查校对。(Bauer & Jerz, 2000)

    最后是专业的结束语，写明你的姓名、职务和联系方式。同时始终记住你的邮件是通过服务器发送的，很有可能存入主服务器。意味着发邮件时要仔细检查，如果我的公司或其他外部机构看到此邮件，会不会用来调查我？(Brogan, 2008) 请记住，始终做到专业明确，收件人才能正确理解，及时准确的回复。